Voor je een reservatie kunt indienen, moet je vereniging geregistreerd zijn.
Bij registratie vragen we:
naam van de vereniging
wettelijk statuut, adres en contactgegevens van je vereniging
facturatiegegevens
naam, e-mail en telefoonnummer van de verantwoordelijke
Een reservatie aanvragen doe je via het online reserveringsformulier. Je hebt daarbij twee mogelijkheden:
Eenmalige activiteit
Organiseer je een losse activiteit? Kies dan voor een gewone reservatieaanvraag. Voordat wij jouw aanvraag kunnen behandelen is het belangrijk dat jij deze aanvraag ook bestigt via de mail die je van ons systeem krijgt.
Let op: om je aanvraag te kunnen behandelen, moet je deze bevestigen via de e-mail die je automatisch ontvangt van ons systeem.
Terugkerende activiteit
Organiseer je meerdere gelijkaardige activiteiten (bv. een wekelijkse kaartnamiddag of een sportweek waarbij je elke dag één uur een zaal nodig hebt)?
Kies dan voor het aanvraagformulier bulkreservatie.
Bij elke aanvraag geef je volgende informatie door:
de naam van je vereniging
welke activiteit je organiseert
startdatum en startuur
einddatum en einduur
Na je aanvraag kijken wij na:
of de ruimte beschikbaar is
of je activiteit past binnen het Huishoudelijk Reglement Gebruiker Jeugdhuis Haacht
Let op: enkel erkende gebruikers kunnen gebruikmaken van de infrastructuur.
Planning en timing
De planning voor het volgende schooljaar (van september tot augustus) wordt opgesteld op basis van aanvragen die vóór 1 mei worden ingediend via https://reservaties.jeugdhuishaacht.be/
Een aanvraag indienen betekent niet automatisch dat de reservatie goedgekeurd is.
Voor elke goedgekeurde reservatie gelden de gebruiksvergoedingen en voorwaarden.
Aanvragen die na 1 mei worden ingediend, bekijken we enkel als:
je kan uitleggen waarom de aanvraag niet vroeger kon gebeuren
je aanvraag ten laatste één maand vóór de activiteit wordt ingediend
Aanvragen minder dan één maand op voorhand kunnen we helaas niet aanvaarden.
Activiteiten van Jeugdhuis Haacht vzw en tijdige aanvragen van andere gebruikers krijgen steeds voorrang.
Hoe snel je een antwoord krijgt, hangt af van wanneer je reserveert:
Voor activiteiten in het lopende jaar krijg je binnen 14 dagen een antwoord.
Voor reservaties voor het volgende schooljaar ontvang je een antwoord tussen 1 mei en 30 juni.
Wordt je aanvraag goedgekeurd? Dan ontvang je van ons een overeenkomst per e-mail. Je ondertekent deze (bij voorkeur digitaal) en uploadt het document via het online formulier. De nodige instructies vind je in de mail.
Zodra wij het contract ook ondertekend hebben, ontvang je het volledig ondertekende contract in je mailbox. Vanaf dat moment is je reservatie definitief.