Bekijk een overzicht van je reservaties via:
Jeugdhuis Haacht vzw beheert de kleine kantine op sportcomplex Den Dijk (Dijkstraat 1, 3150 Haacht) als jeugdhuis en ontmoetingsplaats. Als erkende gebruiker kun je deze ruimte reserveren voor je activiteiten. Hieronder vind je alles wat je nodig hebt om een reservatie in te dienen en te beheren.
Voor je een reservatie kunt indienen, moet je vereniging geregistreerd zijn. Bij registratie vragen we:
naam van de vereniging
wettelijk statuut, adres en contactgegevens van je vereniging
facturatiegegevens
naam, e-mail en telefoonnummer van de verantwoordelijke
Na registratie ontvang je van ons een gebruiksovereenkomst die alle aanvragen en reservaties voor dat schooljaar dekt. Enkel erkende gebruikers die een ondertekende gebruiksovereenkomst hebben ingediend, kunnen gebruikmaken van de infrastructuur. Indien je vereniging een vzw is, dient de ondertekenaar statutair bevoegd te zijn.
Verenigingen die reeds een reservatie hadden bij Vinnie, zijn ondertussen geregistreerd in het nieuwe systeem. Zij hebben hierover een bevestigingsmail ontvangen op hun algemeen e-mailadres. Deze verenigingen kunnen rechtstreeks nieuwe aanvragen doen, zonder hun vereniging opnieuw te registreren.
Je verenigingscode ontvang je na registratie. Je hebt deze code nodig bij reservatieaanvragen, schademeldingen en bij het inloggen op het Mijn Vereniging Portaal, waar je een overzicht vindt van al je reservaties inclusief reservatienummer en status.
Een reservatie aanvragen doe je via het online reserveringsformulier. Je hebt daarbij twee mogelijkheden:
Eenmalige activiteit
Organiseer je een losse activiteit? Kies dan voor een gewone reservatieaanvraag.
Terugkerende activiteit
Organiseer je meerdere gelijkaardige activiteiten (bv. een wekelijkse kaartnamiddag of een sportweek waarbij je elke dag één uur een zaal nodig hebt)?
Kies dan voor het aanvraagformulier bulkreservatie.
Bij elke aanvraag geef je volgende informatie door:
de naam van je vereniging
welke activiteit je organiseert
startdatum en startuur
einddatum en einduur
of je activiteit openbaar is
een eventuele reden waarom we je activiteit vroegtijdig moeten behandelen of laattijdig indient
Na je aanvraag ontvang je een bevestigingsmail dat je reservatie werd ontvangen en geregistreerd. Wij gaan vervolgens na of de ruimte beschikbaar is en of je activiteit past binnen het Huishoudelijk Reglement Gebruiker Jeugdhuis Haacht. Een aanvraag geeft geen automatisch recht op een reservatie.
De hoofdplanning voor het volgende schooljaar (september t.e.m. augustus) wordt opgesteld op basis van alle aanvragen die vóór 1 mei worden ingediend.
Vóór 1 mei: Indienen van aanvragen voor het volgende schooljaar
Vóór 30 juni: Bericht over goedkeuring of weigering
Na goedkeuring: Ontvangst van de jaarovereenkomst
Aanvragen na 1 mei worden enkel behandeld als:
De aanvraag uiterlijk 1 maand vóór de activiteit wordt ingediend
Je kunt toelichten waarom de aanvraag niet vroeger kon worden ingediend
Aanvragen minder dan één maand op voorhand worden niet aanvaard. Activiteiten van Jeugdhuis Haacht vzw en tijdige reservaties van andere gebruikers krijgen steeds voorrang.
Erkende Haachtse sportverenigingen kunnen voor officiële kampioenschappen vanaf 15 maanden op voorhand een aanvraag indienen, met een maximum van twee kampioenschappen per schooljaar over alle clubs heen. Zij ontvangen binnen één maand een antwoord. Zijn er al twee officiële kampioenschappen goedgekeurd, dan kan een sportvereniging nog steeds een aanvraag indienen via de normale reservatieprocedure.
Hoe snel je een antwoord krijgt, hangt af van wanneer je reserveert:
Lopend schooljaar (laattijdig): binnen 14 dagen
Volgend schooljaar (tijdig vóór 1 mei): tussen 1 mei en 30 juni
Officiële kampioenschappen: binnen één maand
Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan ontvang je een bevestiging per e-mail. Pas na ondertekening van de gebruiksovereenkomst ligt je reservatie definitief vast.
Na goedkeuring van je reservatie kun je via het reservatieplatform drank bestellen aan de hand van je reservatienummer. Geef je bestelling minstens 14 dagen op voorhand door, zodat we voldoende voorraad kunnen voorzien. De afrekening gebeurt op basis van het werkelijk verbruik (aantal aangebroken flesjes, flessen, vaten, enz.). De actuele drankprijzen vind je op reservaties.jeugdhuishaacht.be/drankprijzen.
Drie weken vóór je reservatie ontvang je automatisch een herinneringsmail met een korte samenvatting van het Huishoudelijk Reglement en een melding indien er nog geen drankbestelling werd geplaatst.
De sleutel kan worden opgehaald aan het onthaal van Sporthal Den Dijk (Dijkstraat 1, 3150 Haacht) tijdens de openingsuren, tegen ondertekening van het ontvangstformulier.
We vragen je het jeugdhuis achter te laten zoals je het aantrof:
Alle ruimtes vegen; plakkerige vloeren dweilen
Toiletten en wastafels reinigen
Toog nat afnemen
Afval meenemen en sorteren; vuilbakken leegmaken
Leeggoed in de voorziene bakken en kratten plaatsen
Meubilair terugplaatsen; eigen materiaal meenemen
Bij vertrek vul je een korte checklist in. Vergeet niet: lichten uit, verwarming uit, ramen en deuren sluiten. De sleutel dient binnen de 24 uur opnieuw te worden ingeleverd aan het onthaal van de sporthal.
Na afloop ontvang je een overzichtelijke factuur van Jeugdhuis Haacht vzw met de gebruiksvergoeding en eventuele bijkomende kosten (drankverbruik of schade). Voor erkende Haachtse verenigingen bedraagt de gebruiksvergoeding € 6 per uur, met een maximum van € 100 per periode van 24 uur. We vragen je de factuur binnen 14 kalenderdagen te betalen via het vermelde rekeningnummer.